Email SMTP, Bot Telegram và mẫu email

Kết nối và Mẫu email dùng để làm gì?#

LDPage gửi nhiều email tự động: chào mừng và xác minh tài khoản, đặt lại mật khẩu, biên nhận thanh toán, phản hồi hỗ trợ, thông báo lead mới… Tất cả đi qua một máy chủ SMTP mà bạn khai báo ở Admin › Cài đặt › Kết nối. Cùng trang này có Bot Telegram để báo tin cho đội quản trị khi có khách mới, đơn hàng hay yêu cầu hỗ trợ. Nội dung từng email được sửa ở Admin › Cài đặt › Mẫu email.

1. 1

   Mở Quản trị › Cài đặt. Trong cột menu của trang Cài đặt nền tảng, chọn Kết nối ở nhóm Tích hợp.

2. 2

   Mỗi kết nối là một thẻ: tóm tắt cấu hình đang dùng, nhãn trạng thái (Đang hoạt động, Thiếu cấu hình, Đang tắt hoặc Chưa cấu hình) và nút Cấu hình để mở hộp thoại.

3. 3

   SMTP luôn bật, không có công tắc, vì email xác minh và quên mật khẩu là bắt buộc. Bot Telegram có công tắc ở góc phải thẻ; bật khi chưa nhập cấu hình sẽ mở hộp thoại để bạn điền.

1. Cấu hình SMTP để gửi email#

1. 1

   Lấy thông tin SMTP từ nhà cung cấp email (Gmail, Amazon SES, Mailgun…). Với Gmail, tạo Mật khẩu ứng dụng, không dùng mật khẩu đăng nhập.

2. 2

   Bấm Cấu hình trên thẻ SMTP. Điền Máy chủ SMTP (vd. smtp.gmail.com) và Cổng (vd. 587). Hai ô này cùng Địa chỉ gửi (From) là bắt buộc, có dấu * đỏ.

3. 3

   Chọn Mã hoá: Tự động theo cổng (cổng 465 dùng SSL, cổng khác dùng STARTTLS nếu máy chủ hỗ trợ), SSL/TLS, STARTTLS (bắt buộc) hoặc Không mã hoá. Thông thường: cổng 465 chọn SSL/TLS, cổng 587 chọn STARTTLS.

4. 4

   Điền Tên đăng nhập và Mật khẩu của hộp thư gửi. Bấm biểu tượng con mắt để hiện mật khẩu vừa gõ. Để trống ô Mật khẩu khi sửa lần sau nghĩa là giữ nguyên mật khẩu đã lưu.

5. 5

   Địa chỉ gửi (From) có dạng Tên <email>, ví dụ LDPage <no-reply@tenmien.vn>. Nên dùng địa chỉ thuộc tên miền mà tài khoản SMTP được phép gửi.

6. 6

   Bấm Gửi email thử. Hệ thống dùng chính các giá trị đang nhập (chưa cần lưu) để gửi một email tới địa chỉ của tài khoản quản trị đang đăng nhập; kết quả hiện ngay trong hộp thoại, màu xanh là thành công, màu đỏ kèm lý do lỗi.

7. 7

   Khi đã gửi thử thành công, bấm Lưu. Thẻ SMTP chuyển sang Đang hoạt động và hiển thị máy chủ, địa chỉ gửi, thời điểm cập nhật.

2. Kết nối Bot Telegram báo tin cho quản trị viên#

1. 1

   Trên Telegram, chat với @BotFather, gửi lệnh /newbot và làm theo hướng dẫn để nhận Bot token.

2. 2

   Bấm Cấu hình trên thẻ Bot Telegram, dán token vào ô Bot token.

3. 3

   Nhắn một tin bất kỳ cho bot (hoặc thêm bot vào nhóm rồi nhắn trong nhóm). Quay lại hộp thoại, bấm Tìm cạnh ô Chat ID nhận thông báo. Các cuộc trò chuyện bot vừa nhận hiện thành nút, bấm để thêm Chat ID vào ô. Nếu báo chưa có tin nhắn nào, hãy nhắn cho bot rồi bấm Tìm lại.

4. 4

   Có thể nhập nhiều Chat ID, cách nhau bằng dấu phẩy. Chat ID là số (nhóm thường bắt đầu bằng -100…) hoặc @tenkenh.

5. 5

   Ở Sự kiện gửi thông báo, bấm để chọn hoặc bỏ chọn 7 loại: Khách mới đăng ký, Có đơn hàng mới, Đơn đã thanh toán, Yêu cầu hỗ trợ mới, Khách trả lời yêu cầu hỗ trợ, Báo cáo vi phạm mới, Sao lưu tự động bị lỗi. Mặc định chọn tất cả.

6. 6

   Bật công tắc Bật ở góc dưới trái, bấm Gửi tin thử để bot gửi tin tới từng Chat ID; kết quả liệt kê Chat ID nào gửi lỗi. Cuối cùng bấm Lưu.

Muốn đổi câu chữ của tin, bấm Nội dung tin trên thẻ Bot Telegram. Chọn sự kiện ở danh sách bên trái, sửa nội dung ở ô soạn với các nút định dạng B, I, U, mã và liên kết; bấm các biến như {{name}}, {{email}}, {{link}} để chèn. Khung xem trước dựng bằng dữ liệu mẫu. Về mặc định chỉ áp cho sự kiện đang chọn, Gửi thử gửi bản đang soạn tới các Chat ID đã lưu, Lưu ghi mọi sự kiện đã sửa. Mỗi mẫu tối đa 3.000 ký tự.

3. Sửa nội dung mẫu email#

1. 1

   Vào Cài đặt › Mẫu email (nhóm Nền tảng). Tab Mẫu email liệt kê các email hệ thống theo nhóm: Tài khoản & bảo mật, Thanh toán & gói dịch vụ, Cộng tác, Hỗ trợ & kiểm duyệt, Khách hàng tiềm năng.

2. 2

   Dùng ô Tìm mẫu email… và bộ lọc Tất cả / Đã tuỳ chỉnh / Đang tắt để tìm nhanh. Mỗi dòng ghi người nhận (Khách hàng, Quản trị viên, Chủ workspace, Người được mời).

3. 3

   Công tắc cuối dòng bật hoặc tắt việc gửi email đó. Email gắn nhãn Bắt buộc (xác minh, đặt lại mật khẩu, đổi email đăng nhập…) không tắt được.

4. 4

   Bấm Sửa để mở trình soạn. Chọn ngôn ngữ Tiếng Việt, English hoặc 中文 ở góc phải; mỗi ngôn ngữ lưu riêng, bản EN/ZH chưa sửa sẽ dùng bản tự dịch.

5. 5

   Sửa Tiêu đề email, Tiêu đề lớn trong email (để trống để ẩn), Nội dung (HTML, có thanh công cụ in đậm, đoạn văn, danh sách, liên kết…), Nhãn nút hành động nếu mẫu có nút, và Chú thích cuối email.

6. 6

   Ở khung Biến có thể dùng, bấm một biến để chèn {{bien}} vào ô đang soạn, hoặc bấm #if để chèn khối điều kiện. Biến không thuộc mẫu sẽ bị cảnh báo vì khi gửi sẽ hiện trống.

7. 7

   Kiểm tra cột Xem trước (chuyển giữa Máy tính và Điện thoại). Bấm Gửi thử để xếp email thử vào hàng đợi, gửi tới email của chính bạn. Bấm Lưu khi đã ưng ý; Về mặc định xoá bản tuỳ chỉnh của ngôn ngữ đang chọn.

4. Bố cục chung và hàng đợi gửi#

1. 1

   Tab Bố cục chung áp cho mọi email: Màu nút & liên kết, Màu nền bên ngoài (dạng #RRGGBB), Hiện logo đầu email, Thêm [tên website] vào đầu tiêu đề, Tên người gửi, Email nhận trả lời (Reply-To) và Chân email.

2. 2

   Chọn một mẫu ở Xem trước với mẫu để xem bố cục áp lên email thật, bấm Gửi thử nếu cần, rồi bấm Lưu.

3. 3

   Tab Hàng đợi gửi cho thấy mọi email đi qua hàng đợi, chia theo trạng thái Chờ gửi, Đang gửi, Chờ thử lại, Lỗi, Đã gửi (giữ 7 ngày gần nhất). Email lỗi tự thử lại tối đa 5 lần; sau đó bạn có thể bấm Gửi lại từng email hoặc Gửi lại tất cả. Tab Lead từ form theo dõi việc gửi webhook và email thông báo lead.

4. 4

   Thẻ Giới hạn tốc độ gửi giúp tránh bị nhà cung cấp SMTP chặn hoặc đánh dấu spam: bật Bật giới hạn, đặt Tối đa bao nhiêu email mỗi giây/phút/giờ/ngày (1–100.000) và Gửi song song (1–50 email mỗi worker), rồi bấm Lưu giới hạn. Email vượt giới hạn chỉ chờ tới lượt, không bị tính là lỗi.

Xử lý vướng mắc#

1. 1

   Báo Sai tài khoản hoặc mật khẩu: kiểm tra Tên đăng nhập; với Gmail phải dùng Mật khẩu ứng dụng.

2. 2

   Báo Sai kiểu mã hoá: cổng 465 dùng SSL, cổng 587 dùng STARTTLS. Đổi ô Mã hoá về Tự động theo cổng rồi thử lại.

3. 3

   Báo Không kết nối được máy chủ hoặc Không tìm thấy máy chủ: kiểm tra tên máy chủ, cổng và tường lửa của VPS (một số nhà cung cấp chặn cổng SMTP ra ngoài).

4. 4

   Báo Máy chủ từ chối địa chỉ gửi: Địa chỉ gửi (From) phải là địa chỉ mà tài khoản SMTP được phép gửi thay.

5. 5

   Gửi thử bị từ chối vì bấm quá nhanh: nút kiểm tra kết nối giới hạn 10 lần mỗi phút, chờ một chút rồi thử lại.

6. 6

   Telegram báo lỗi với một Chat ID: người nhận phải nhắn cho bot trước; với nhóm, bot phải còn là thành viên của nhóm.