Tổng quan quản trị, khách hàng và đơn hàng
Theo dõi tình hình kinh doanh ở trang Tổng quan, tạo và hỗ trợ tài khoản khách, rồi đối soát, xác nhận, từ chối hoặc hoàn tiền đơn hàng trong khu Quản trị.
Khu Quản trị dùng để làm gì?#
Khu Quản trị (đường dẫn /admin) là nơi chủ SaaS vận hành việc kinh doanh trên LDPage: xem số liệu toàn hệ thống, quản lý tài khoản khách, đối soát tiền và kích hoạt gói. Mở khu này từ menu tài khoản ở góc phải trên cùng › Quản trị SaaS. Thanh bên trái chia nhóm Kinh doanh (Khách hàng, Đơn hàng, Gói dịch vụ, Mã giảm giá, Giới thiệu), Chăm sóc khách, Nội dung và Hệ thống; nút Về ứng dụng ở cuối thanh đưa bạn trở lại trình tạo trang.
1. Đọc trang Tổng quan#
- 1
Trang Tổng quan tự làm mới mỗi phút; bấm Làm mới ở góc phải để cập nhật ngay. Dòng phụ dưới tiêu đề cho biết giờ cập nhật gần nhất.
- 2
Dải Việc cần xử lý có 4 ô: Đơn hàng chờ xác nhận, Ticket chờ trả lời, Báo cáo vi phạm và Gói sắp hết hạn (7 ngày). Ô có việc được tô màu; bấm vào ô để tới đúng trang xử lý. Khi mọi ô bằng 0, cạnh tiêu đề hiện Đã xử lý hết.
- 3
Sáu thẻ KPI: Khách hàng (kèm số mới trong 30 ngày), MRR (ước tính) và số gói đang chạy, Doanh thu tháng này (so với tháng trước), Trang đã tạo (số đang xuất bản), Khách hàng tiềm năng (lead) và Chi phí AI tháng này (ước tính theo đơn giá đã khai trong AI Provider).
- 4
Biểu đồ Doanh thu 6 tháng gần nhất tính các đơn đã thanh toán và đã trừ hoàn tiền; biểu đồ Khách đăng ký mới hiển thị 30 ngày qua. Di chuột lên cột để xem số từng ngày/tháng.
- 5
Cuộn xuống để xem Đơn hàng gần nhất, Gói sắp hết hạn trong 7 ngày, Top khách hàng theo tổng tiền đã thanh toán và bảng khách tốn chi phí AI nhất tháng. Với gói sắp hết hạn, nên nhắc khách gia hạn sớm: hết hạn và hết ân hạn thì trang/tên miền vượt hạn mức gói mặc định sẽ bị tự gỡ.
- 6
Khối Kiểm tra cấu hình hệ thống liệt kê lỗi, cảnh báo và gợi ý (SMTP, AI, thanh toán, thông tin bên bán, gói mặc định…). Bấm một dòng để mở đúng chỗ cấu hình; nút Gửi email thử gửi thư tới hộp thư quản trị để kiểm tra SMTP.
2. Tìm và lọc khách hàng#
- 1
Mở Kinh doanh › Khách hàng. Năm thẻ đầu trang là Tổng khách hàng (không gồm tài khoản đã xoá), Đang hoạt động, Đang trả phí (gói trả phí còn hạn), Mới trong 30 ngày và Bị khoá.
- 2
Dùng các tab Tất cả, Hoạt động, Bị khoá, Đã xoá để lọc theo trạng thái tài khoản; số bên cạnh tab là số khách tương ứng.
- 3
Ô Tìm email, tên hoặc SĐT… lọc ngay khi gõ. Kết hợp thêm Mọi gói (lọc theo gói), Trả phí & miễn phí (Đang trả phí / Không trả phí) và khoảng ngày đăng ký. Bấm Xoá lọc để bỏ toàn bộ bộ lọc.
- 4
Bảng gồm các cột Khách hàng, Gói hiện tại (kèm hạn dùng), Workspace, AI tháng, Trạng thái, Đăng ký và Hành động. Bấm vào một dòng để mở hồ sơ chi tiết; bấm tiêu đề cột Khách hàng hoặc Đăng ký để đổi thứ tự sắp xếp.
- 5
Tích chọn nhiều dòng để hiện thanh thao tác hàng loạt: Khoá, Mở khoá, Copy email, Xuất CSV. Nút Xuất CSV ở đầu trang xuất đúng danh sách đang lọc (hoặc toàn bộ khi không lọc).
3. Tạo tài khoản khách#
Dùng khi bạn bán trực tiếp, chuyển khách từ hệ thống cũ hoặc tạo tài khoản giúp khách. Khách tự đăng ký vẫn xuất hiện trong danh sách như bình thường.
- 1
Bấm Tạo khách hàng. Hộp thoại Tạo tài khoản khách hàng mở ra.
- 2
Nhập Email đăng nhập của khách.
- 3
Cách khuyến nghị: để trống ô Mật khẩu và giữ tích Gửi email mời đặt mật khẩu (khuyến nghị). Khách nhận link tự đặt mật khẩu, link có hiệu lực 3 ngày; bạn không biết mật khẩu của khách.
- 4
Nếu muốn tự đặt mật khẩu và gửi cho khách qua kênh khác, bỏ tích ô mời; ô Mật khẩu khi đó yêu cầu tối thiểu 10 ký tự. Nút mũi tên tròn trong ô sinh sẵn một mật khẩu ngẫu nhiên.
- 5
Điền Tên hiển thị, Điện thoại (tuỳ chọn) và chọn Gói khởi tạo: Gói mặc định hoặc một gói cụ thể trong danh sách.
- 6
Bấm Tạo tài khoản. Tài khoản mới hiện ở đầu danh sách khách hàng.
4. Thao tác trên từng khách và hồ sơ khách#
Bấm nút … ở cột Hành động của một dòng (hoặc các nút trên đầu hồ sơ khách) để mở menu thao tác. Những thao tác thay đổi quyền sở hữu tài khoản sẽ hỏi lại mật khẩu quản trị.
- 1
Mở hồ sơ: trang chi tiết gồm dải cảnh báo (bị khoá, gói sắp hết hạn, đăng nhập sai nhiều, chưa xác minh email), Doanh thu trọn đời, Chi phí AI, Thời gian gắn bó, Mức sử dụng so với hạn mức gói, Trang gần đây, Đơn hàng gần nhất, Workspace, Gói hiện tại, Ghi chú nội bộ, Bảo mật & tài khoản, nhật ký bảo mật và Lịch sử gói.
- 2
Sửa nhanh: đổi Tên hiển thị, Điện thoại, Ghi chú nội bộ (chỉ đội quản trị thấy) và đổi email đăng nhập. Khi đổi email, khách phải xác minh email mới (hệ thống gửi link); nếu tích Khách đã xác nhận trực tiếp sở hữu email mới thì bắt buộc ghi Lý do / căn cứ. Email cũ nhận cảnh báo và phiên đang dùng của khách hết hiệu lực.
- 3
Gán gói thủ công: chọn Gói và Thời hạn (1 tháng, 1 năm, Vô thời hạn) rồi bấm Gán gói. Thao tác này không tạo đơn hàng, gói đang chạy bị thay thế; phù hợp cho hỗ trợ, khuyến mãi hoặc bán trực tiếp.
- 4
Đăng nhập thay khách: trình duyệt chuyển sang phiên hỗ trợ của khách tối đa 1 giờ. Trong phiên này không đổi được mật khẩu, email, 2FA, thiết bị hay tài khoản nhận tiền của khách; mọi thao tác được ghi nhật ký kèm tên bạn. Quay lại bằng nút Quay về tài khoản quản trị trên thanh nổi. Không dùng được với tài khoản bị khoá hoặc đã xoá.
- 5
Gửi link đặt lại mật khẩu: khách nhận email có link tự đặt mật khẩu mới (hiệu lực 1 giờ) và bị đăng xuất khỏi mọi thiết bị. Đặt mật khẩu tạm (tối thiểu 10 ký tự) chỉ nên dùng khi hỗ trợ trực tiếp; khách nhận email nhắc đổi lại.
- 6
Khoá tài khoản: bắt buộc ghi lý do tối thiểu 5 ký tự. Khách bị đăng xuất khỏi mọi thiết bị và nhận email kèm lý do; trang đã xuất bản vẫn chạy (muốn gỡ trang, dùng Admin › Kiểm duyệt). Mở khoá cho khách đăng nhập lại bình thường.
- 7
Xoá vĩnh viễn tài khoản: nếu khách còn gói trả phí, đơn chờ, hoa hồng chưa chi hoặc yêu cầu hỗ trợ chưa đóng, hệ thống cảnh báo trước. Bạn phải gõ lại đúng email để xác nhận. Workspace, trang, form, lead và file bị xoá vĩnh viễn, thông tin cá nhân bị ẩn danh; đơn hàng và doanh thu được giữ để đối soát. Tiền khách đã trả không tự hoàn.
5. Đối soát và xác nhận đơn hàng#
- 1
Mở Kinh doanh › Đơn hàng. Bốn thẻ đầu trang: Chờ xác nhận, Giao dịch chưa khớp, Thực thu và Đã hoàn tiền; bấm thẻ để chuyển nhanh tới danh sách tương ứng.
- 2
Các tab trạng thái: Tất cả, Chờ thanh toán, Đã thanh toán, Đã hoàn tiền, Thất bại, Đã huỷ, Hết hạn. Lọc thêm bằng ô Mã đơn, email, tên, mã giao dịch…, Mọi phương thức (Chuyển khoản, PayOS, Quy đổi 0đ), Mọi thời gian hoặc khoảng ngày tuỳ chọn.
- 3
Đơn đang chờ: mở menu … › Xác nhận đã nhận tiền. Chọn giao dịch ngân hàng đã về có thể khớp (số tiền ≥ giá trị đơn, trong 30 ngày gần đây) hoặc nhập Mã giao dịch / số tham chiếu trên sao kê (bắt buộc), thêm Ghi chú nếu cần, rồi bấm Đã nhận tiền — kích hoạt gói. Chỉ xác nhận khi đã thấy đủ tiền vào tài khoản; một mã giao dịch chỉ dùng được cho một đơn.
- 4
Khách chuyển khoản sau khi đơn hết hạn hoặc bị huỷ: dùng Xác nhận tiền về muộn trên đơn đó để kích hoạt gói.
- 5
Không nhận được tiền hoặc sai số tiền: chọn Từ chối đơn và ghi lý do; khách sẽ không được kích hoạt gói cho đơn này.
- 6
Có thể tích nhiều đơn chờ để Xác nhận hoặc Từ chối hàng loạt; khi xác nhận hàng loạt phải nhập căn cứ đối soát (mã sao kê / số tham chiếu).
- 7
Bấm một dòng để xem Chi tiết đơn: khách hàng, gói, phương thức, căn cứ xác nhận, gói được kích hoạt, hoa hồng giới thiệu, lịch sử và các giao dịch/webhook liên quan.
- 8
Xuất CSV ở góc phải xuất đúng danh sách đang lọc.
6. Hoàn tiền và xử lý giao dịch chưa khớp#
- 1
Với đơn Đã thanh toán, chọn … › Hoàn tiền. Nhập Số tiền hoàn (tối đa bằng số còn lại của đơn). Hoàn toàn bộ chuyển đơn sang Đã hoàn tiền, trả lại lượt mã giảm giá và huỷ hoa hồng giới thiệu chưa chi; hoàn một phần giữ đơn ở Đã thanh toán, doanh thu trừ phần đã hoàn.
- 2
Ở mục Gói của khách chọn Giữ nguyên gói (chỉ hoàn tiền), Trừ thời gian của đơn này (rút ngắn đúng một chu kỳ đơn đã cộng) hoặc Chấm dứt gói ngay (khách về gói mặc định).
- 3
Ghi Lý do (bắt buộc, gửi kèm email cho khách), bấm Tiếp tục rồi Ghi nhận hoàn tiền. Đơn 0đ (mã giảm giá hoặc quy đổi) hiện nút Thu hồi thay cho Hoàn tiền vì không có tiền để hoàn, chỉ thu hồi gói.
- 4
Bấm thẻ Giao dịch chưa khớp để xem các khoản tiền đã vào tài khoản (qua SePay, Pay2S, PayOS) nhưng không khớp đơn nào: chuyển thiếu, sai nội dung, trả cho đơn đã huỷ… Bảng ghi Số tiền, Nội dung chuyển khoản, Nguồn và Lý do chưa khớp.
- 5
Chọn Gán cho đơn, tìm đơn theo mã đơn hoặc email khách (chỉ đơn chờ, hết hạn hoặc đã huỷ), rồi bấm Gán & kích hoạt. Giao dịch nhỏ hơn giá trị đơn không gán được.
- 6
Nếu khoản tiền không phải tiền mua gói hoặc bạn đã hoàn tay cho khách, chọn Bỏ qua và ghi lý do.
Lưu ý và xử lý vướng mắc#
- 1
Không thấy menu Quản trị SaaS: tài khoản đang đăng nhập là khách, không phải chủ sở hữu hay nhân viên quản trị.
- 2
Nút Đăng nhập thay bị mờ: tài khoản khách đang bị khoá hoặc đã xoá.
- 3
Hộp xác nhận mật khẩu hiện liên tục: mỗi lần xác nhận chỉ có hiệu lực 10 phút; nếu bấm Huỷ, thao tác nhạy cảm sẽ không chạy.
- 4
Đơn chuyển khoản không tự kích hoạt: kiểm tra cổng tự đối soát và tài khoản nhận tiền ở Admin › Cài đặt › Thanh toán, sau đó xem thẻ Giao dịch chưa khớp để gán tay.
- 5
Xoá khách không hoàn tiền: hãy xử lý hoàn tiền ở trang Đơn hàng trước khi xoá nếu cần.